王永福認為：「愈好的投影片，觀眾需要花在理解上的時間愈少。」究竟怎麼樣才能製作出一份讓人快速理解的投影片？王永福提出以下10個技巧。

「PowerPoint也許是你電腦裡面最有力量的工具。」美國行銷大師賽斯．高汀（Seth Godin）曾在個人部落格上指出。不論是菜鳥職員或高階主管，都需要透過投影片有效率地傳達訊息，達到溝通、說服的目的。

現為柏克企管顧問總經理、憲福育創共同創辦人，目前正攻讀雲林科技大學資訊管理系博士班的王永福，是年薪破300萬元的簡報專家。他曾經在國內外超過200家上市公司，包括台積電、鴻海、Google等企業講授專業簡報課程，並著有《上台的藝術》，也是第一位自行翻譯《簡報禪》（Presentationzen）來自學精進的簡報專家。

王永福認為：「愈好的投影片，觀眾需要花在理解上的時間愈少。」究竟怎麼樣才能製作出一份讓人快速理解的投影片？王永福提出以下10個技巧。

技巧1 用「便利貼」幫你構思

王永福建議，為了讓簡報的內容更順暢，可先把相關主題、關鍵字、想法寫在便利貼上發想，等到點子匯集差不多後，再歸類、排序，就能規劃出大綱，開始著手製作。

技巧2 按照目的來安排簡報張數

以投影片出現的速度來區分，大致可分為慢、中、快3種節奏，每種節奏有不同的張數安排。

慢節奏：每分鐘少於1張投影片，若是10分鐘的簡報就準備3～5張，適用於需要詳細說明內容時。

中節奏：每分鐘1張投影片，10分鐘的簡報就準備10張，讓觀眾的目光交錯停在螢幕及講者上頭，有助於吸收訊息。 快節奏：每分鐘2～3張投影片，10分鐘的簡報需要20～30張，透過視覺化與極簡化畫面，讓觀眾目不轉睛。

技巧3 全圖像PPT正流行

「目前最流行的投影片風格之一，就是全圖像投影片，」王永福舉例，蘋果創辦人賈伯斯與許多TED講者，都使用滿版圖片的投影片來抓住觀眾目光。

在製作全圖像投影片時，有3點需要注意：

1.好圖片就要放到最大：別浪費漂亮圖片，只放在投影片一角，最好的視覺效果就是使用高解析度圖片，放滿整個版面，直接衝擊觀眾視角，快速抓住目光。

2.用半透明色塊凸顯標題：在圖片上放上適當的大標題，讓畫面呈現出重點。為了避免圖片背景模糊文字，可為標題文字襯上半透明底色，透明度建議選40％。

3.慎選圖片來源：網路上常可以搜尋到漂亮、解析度又高的圖片，但要注意授權形式，以免觸法。透過搜尋「簡報免費圖庫」，可找到不少免費又能合法使用的圖源。

技巧4 用SmartArt功能強化視覺

如果能善用圖形來說明，不但視覺效果更好，也更令人一目瞭然。PowerPoint內建的SmartArt功能，是將文字圖形化最快的方法。選取欲製成圖形的文字後，接著按右鍵選「轉換成SmartArt」，挑選想要的圖形格式即可完成。

技巧5 快速做出演講筆記

做完簡報後，常需要列印出每張簡報大綱，以利演講時隨時參考，但是一張張打開、選取、複製再貼上實在太麻煩。其實有個容易被忽略的小地方，就是投影片裡的「大綱」按鍵。一鍵按下，全選複製後，就能把文字大綱貼到Word文件中，完成演講筆記。

技巧6 按數字鍵跳轉頁面

放映簡報途中，如果突然想跳到某一頁，但總頁數高達數百張時，難道只能一頁一頁找？這時候，只要輕按數字鍵就可以搞定。 如果想跳到第5頁投影片，先按數字鍵5，再按Enter鍵，就會立刻跳至第5頁了。當然，前提是你記得那在第幾頁。

技巧7 滑鼠也能當雷射筆、螢光筆

簡報進行時，少不了使用雷射筆來強調重點。但當下剛好漏了這項工具怎麼辦？滑鼠其實就可以當作雷射筆用！放映時，先按住Ctrl鍵不放，接著再按住滑鼠左鍵，滑鼠游標就會暫時切換成雷射筆模式。 除了雷射筆，也可將滑鼠游標變成螢光筆在投影片上加註提示（見右圖）。放映時，按下滑鼠右鍵後，選擇「指標選項」中的螢光筆即可。若要清除所有標記痕跡，則按鍵盤的E鍵。

技巧8 大標題別超過7個字

圖文組合看似不難，但也有不少細節需要注意，王永福提醒4點：

圖文版面1：1搭配：視覺上能平衡有美感。

選擇純白或純黑底色背景：避免過多裝飾，讓視覺聚焦在圖片與條列式文字。

重點字數控制在一行內：最好不要換行；字數濃縮到一行7個字以內，少於5個字更佳。

重點文字用動畫逐條秀出來：不要一次出現，讓觀眾抓不到重點。

技巧9 用「B鍵」與觀眾對話

如果想把觀眾目光從簡報上移開，轉到講者身上，這時可以按鍵盤的B鍵，正在放映模式的簡報就會出現全黑畫面；再按一次B鍵，原先投影片就會再度出現，這是能迅速轉換觀眾焦點的小技巧。

技巧10 使用快捷鍵省時

大部份人在準備簡報時，將心力放在製作簡報上，但練習演講的時間卻不到做簡報的一半。記下這些快捷鍵，製作時會更得心應手。

複製：按Ctrl，滑鼠點選欲複製物件，往旁邊拖曳即可。

重複上個動作：按「Ctrl+Y」。

無限複製貼上：按「Ctrl+D」，自動複製貼上無限次。

組合幾何形狀：按「Ctrl+G」，可組合形狀方便移動。

取消組合幾何形狀：按「Ctrl+Shift+G」。

資料來源：http://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5075536&eturec=1&page=1